État des lieux d'entrée et de sortie : modèle gratuit et conseils pour éviter les litiges

Pourquoi l’état des lieux est une étape cruciale de votre location

Chaque année en France, les litiges entre propriétaires et locataires liés au dépôt de garantie représentent des dizaines de milliers de dossiers devant les commissions départementales de conciliation. Selon les chiffres de l’ANIL (Agence Nationale pour l’Information sur le Logement), les conflits relatifs à l’état des lieux et aux retenues sur caution constituent l’une des principales sources de contentieux locatifs, représentant près de 40 % des litiges traités en 2024.

Un état des lieux mal rédigé, incomplet ou absent peut coûter très cher : au locataire qui se voit retenir indûment sa caution, comme au propriétaire qui ne peut pas prouver les dégradations subies. Pourtant, avec les bons réflexes et un modèle adapté, cet acte juridique peut devenir un véritable bouclier pour les deux parties.

Cet article vous explique tout ce que vous devez savoir sur l’état des lieux d’entrée et de sortie : obligations légales, contenu obligatoire, pièges à éviter, et accès à un modèle gratuit conforme à la législation 2025.

Qu’est-ce qu’un état des lieux ? Définition et cadre légal

Définition juridique

L’état des lieux est un document contradictoire qui décrit précisément l’état d’un logement et de ses équipements à un moment donné. Il est établi en présence du bailleur (ou de son représentant) et du locataire, et signé par les deux parties.

Il existe deux types d’états des lieux :

L’état des lieux d’entrée : réalisé lors de la remise des clés au locataire
L’état des lieux de sortie : réalisé lors de la restitution des clés en fin de bail

La comparaison entre ces deux documents permet de déterminer les éventuelles dégradations imputables au locataire, et donc les retenues légitimes sur le dépôt de garantie.

Le cadre légal en 2025

L’état des lieux est encadré par plusieurs textes fondamentaux :

La loi du 6 juillet 1989 (article 3-2), modifiée notamment par la loi ALUR de 2014
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, qui fixe les modalités d’établissement de l’état des lieux
La loi ELAN de 2018, qui a renforcé certaines obligations

Depuis le décret de 2016, l’état des lieux doit respecter un format précis et contenir des informations obligatoires sous peine de perdre sa valeur juridique. Il peut être établi sur papier ou par voie électronique, avec la même valeur probante.

Important : En l’absence d’état des lieux d’entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état de réparations locatives. Le locataire bénéficie donc d’une présomption favorable, ce qui pénalise le propriétaire.

Le contenu obligatoire de l’état des lieux selon la loi

Les mentions indispensables

Le décret du 30 mars 2016 impose une liste précise d’éléments à faire figurer dans l’état des lieux. Leur absence peut entraîner la nullité du document ou sa contestation devant le juge.

Informations générales :

La date d’établissement du document
L’adresse précise du logement (numéro, rue, étage, bâtiment)
Le nom et l’adresse du bailleur (ou de son mandataire)
Le nom du ou des locataires
Le nom et la qualité du tiers éventuel (huissier, agent immobilier)
Les relevés des compteurs individuels d’eau, de gaz et d’électricité

Description du logement :

L’état de chaque pièce, mur, plafond, sol, fenêtre, porte
L’état des équipements (chauffage, sanitaires, cuisine équipée le cas échéant)
Le nombre de clés remises et leur type
Pour les logements meublés : l’inventaire détaillé du mobilier

Signatures :

La signature des deux parties (ou de leur représentant)
La date et le lieu de signature

Ce que beaucoup oublient : les détails qui font la différence

Au-delà des mentions obligatoires, certains éléments sont souvent négligés et peuvent générer des conflits :

Les photos datées : bien que non obligatoires légalement, elles constituent une preuve irréfutable. En 2025, les applications mobiles permettent d’horodater automatiquement les clichés.
La description précise de l’état : évitez les mentions vagues comme “bon état” ou “usure normale”. Préférez : “peinture blanche, légère trace d’humidité en angle bas droit, 5 cm × 3 cm”.
Les relevés de compteurs : notez les index exacts, pas seulement “compteur lu”.
L’état des joints, des prises électriques, des volets : ces détails semblent mineurs mais font souvent l’objet de litiges.

État des lieux d’entrée : comment le réaliser correctement

La procédure étape par étape

Étape 1 – Planifier la visite L’état des lieux d’entrée doit être réalisé avant la remise des clés. Prévoyez au moins une heure pour un appartement de taille moyenne (T2/T3), deux heures pour un logement plus grand.

Étape 2 – Vérifier les équipements Testez systématiquement : les interrupteurs, les prises électriques, les robinets, la chasse d’eau, le chauffage, la hotte, le four, le lave-vaisselle (pour un meublé). Notez tout ce qui ne fonctionne pas.

Étape 3 – Décrire pièce par pièce Procédez méthodiquement, pièce par pièce, en commençant par l’entrée. Pour chaque pièce, décrivez :

Plafond
Murs (les quatre faces)
Sol
Fenêtres et volets
Portes et serrures
Équipements spécifiques

Étape 4 – Photographier Prenez des photos de chaque pièce et de chaque anomalie constatée. Envoyez-les par email à l’autre partie immédiatement après la signature pour créer une preuve horodatée supplémentaire.

Étape 5 – Signer et conserver L’état des lieux doit être signé par les deux parties. Chacune reçoit un exemplaire original. Conservez-le précieusement pendant toute la durée du bail et au-delà.

Cas pratique n° 1 : le locataire qui découvre un défaut après la signature

Situation : Marie signe l’état des lieux d’entrée de son appartement sans noter qu’un radiateur du salon ne fonctionne pas. Elle s’en aperçoit deux jours plus tard.

Solution légale : L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que le locataire dispose d’un délai de 10 jours à compter de la date d’établissement de l’état des lieux pour demander au bailleur d’y ajouter des éléments concernant l’état des équipements de chauffage et d’eau chaude. Pour les autres éléments, ce délai est réduit.

Marie doit donc envoyer dans les 10 jours un courrier recommandé à son propriétaire pour signaler le dysfonctionnement du radiateur et demander son ajout à l’état des lieux.

État des lieux de sortie : les points de vigilance

Les différences avec l’état des lieux d’entrée

L’état des lieux de sortie suit le même formalisme que l’état des lieux d’entrée, mais son enjeu est différent : il s’agit de comparer l’état actuel du logement avec son état initial pour déterminer les éventuelles dégradations imputables au locataire.

La notion clé ici est celle de vétusté : l’usure normale liée au temps et à un usage raisonnable du logement ne peut pas être imputée au locataire. Seules les dégradations anormales, au-delà de la vétusté, peuvent justifier une retenue sur dépôt de garantie.

La grille de vétusté : un outil indispensable

Depuis la loi ALUR, les partenaires sociaux ont établi des grilles de vétusté qui permettent de calculer la durée de vie théorique des équipements et matériaux. Ces grilles, bien que non obligatoires, sont fortement recommandées et peuvent être annexées au bail.

Exemple concret de calcul de vétusté :

Une moquette a une durée de vie théorique de 7 ans. Si elle est posée depuis 5 ans au moment de la sortie du locataire, sa valeur résiduelle est de 2/7 de sa valeur initiale (environ 28 %). Le propriétaire ne peut donc retenir que 28 % du coût de remplacement, même si la moquette est très abîmée.

Cas pratique n° 2 : la retenue abusive sur caution

Situation : Thomas quitte son appartement après 4 ans de location. Le propriétaire lui retient 800 € sur sa caution de 1 000 € pour “remplacement de la peinture dans le salon”. La peinture avait 6 ans au moment de l’entrée de Thomas, et le bail ne comporte pas de grille de vétusté.

Analyse juridique : Une peinture a une durée de vie théorique d’environ 7 ans. Elle avait déjà 6 ans à l’entrée de Thomas, et 10 ans à sa sortie. Sa valeur résiduelle est nulle (durée de vie dépassée). La retenue est donc injustifiée. Thomas peut saisir la commission départementale de conciliation ou le tribunal judiciaire pour obtenir restitution des 800 €.

Le délai de restitution du dépôt de garantie

En 2025, les règles sont les suivantes :

1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée
2 mois si des différences sont constatées entre les deux états des lieux

Passé ce délai, le propriétaire est redevable d’une majoration de 10 % du montant mensuel du loyer hors charges par mois de retard, selon l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989.

Cas pratique n° 3 : le propriétaire qui tarde à restituer

Situation : Sophie quitte son appartement le 1er mars 2025. L’état des lieux de sortie révèle quelques différences mineures. Son propriétaire ne lui restitue pas sa caution de 900 € avant le 1er mai 2025 (2 mois de retard supplémentaire).

Calcul : Le loyer mensuel hors charges est de 750 €. La majoration est de 10 % × 750 € = 75 € par mois de retard. Pour 2 mois de retard : 150 € de pénalité. Le propriétaire doit donc restituer 900 € + 150 € = 1 050 €.

Que faire en cas de désaccord sur l’état des lieux ?

Refuser de signer : une option risquée

Si vous n’êtes pas d’accord avec le contenu de l’état des lieux, ne refusez pas de signer. Un refus de signature peut être interprété comme un refus de participer à la procédure, ce qui peut vous pénaliser.

La bonne pratique est de signer avec réserves : apposez votre signature en ajoutant la mention “sous réserves” et listez immédiatement les points de désaccord, soit directement sur le document, soit par courrier recommandé dans les jours suivants.

Le recours à un huissier de justice

Si les parties ne parviennent pas à se mettre d’accord pour établir l’état des lieux, l’une ou l’autre peut faire appel à un huissier de justice (désormais appelé commissaire de justice depuis 2022). Le coût est partagé entre bailleur et locataire selon un barème fixé par décret :

Logement jusqu’à 50 m² : environ 154 € TTC partagés
Logement de 50 à 150 m² : environ 180 € TTC partagés
Logement de plus de 150 m² : environ 230 € TTC partagés

L’état des lieux établi par huissier a une force probante renforcée et est très difficile à contester.

La commission départementale de conciliation

Avant de saisir le tribunal, il est recommandé (et parfois obligatoire) de passer par la commission départementale de conciliation (CDC). Cette procédure est gratuite et permet souvent de trouver un accord amiable. La saisine se fait par lettre recommandée adressée à la préfecture du département.

Si la conciliation échoue, le litige peut être porté devant le tribunal judiciaire (ex-tribunal d’instance), compétent pour les litiges locatifs quel que soit le montant en jeu.

Pour les démarches de mise en demeure préalables à une action judiciaire, consultez notre guide : Lettre de mise en demeure : quand l’utiliser, comment la rédiger et modèle gratuit

Modèle gratuit d’état des lieux : ce qu’il doit contenir

Structure type d’un état des lieux conforme

Un modèle d’état des lieux conforme au décret du 30 mars 2016 doit impérativement comporter les sections suivantes :

En-tête :

Type de document (entrée ou sortie)
Date d’établissement
Adresse complète du logement

Parties :

Identité complète du bailleur
Identité complète du(des) locataire(s)
Identité du mandataire le cas échéant

Relevés de compteurs :

Index eau froide / eau chaude
Index électricité (heures pleines / heures creuses)
Index gaz

Clés remises :

Nombre et type de clés (entrée principale, boîte aux lettres, cave, parking…)

Description pièce par pièce :

Pour chaque pièce : état du plafond, des murs, du sol, des menuiseries, des équipements

Observations générales

Signatures :

Signature du bailleur avec date et lieu
Signature du locataire avec date et lieu

Conseils pour personnaliser votre modèle

Un modèle générique est un point de départ, mais il doit être adapté à votre logement spécifique. Pensez à :

Ajouter des colonnes “photos jointes” avec numérotation
Prévoir une section spécifique pour les équipements électroménagers si le logement est meublé
Inclure une annexe pour l’inventaire du mobilier (location meublée)
Ajouter une section “travaux à réaliser par le bailleur” pour les défauts préexistants

Pour une location meublée, les obligations documentaires sont encore plus importantes. Consultez notre guide complet sur le contrat de location meublée : clauses obligatoires et modèle à télécharger pour vous assurer que votre bail et votre état des lieux sont complets.

De même, si vous remettez les clés à votre locataire, pensez à accompagner l’état des lieux d’une attestation de remise de clés : modèle gratuit pour location entre particuliers, document complémentaire qui sécurise juridiquement la transaction.

Les erreurs les plus fréquentes à éviter absolument

Côté bailleur

Ne pas réaliser l’état des lieux d’entrée : en cas d’absence, le logement est présumé en bon état, rendant toute retenue sur caution impossible ou très difficile à justifier.
Utiliser des termes vagues : “bon état général” ne prouve rien. Décrivez précisément.
Oublier les relevés de compteurs : sans ces informations, les charges ne peuvent pas être régularisées correctement.
Ne pas conserver l’original : gardez l’état des lieux pendant au moins 3 ans après la fin du bail (délai de prescription).

Côté locataire

Signer sans lire : prenez le temps de vérifier chaque mention avant de signer.
Ne pas signaler les défauts préexistants : tout ce qui n’est pas mentionné à l’entrée pourra vous être imputé à la sortie.
Oublier le délai de 10 jours : si vous constatez un défaut après la signature, agissez immédiatement.
Ne pas demander son exemplaire : vous avez le droit d’obtenir un exemplaire signé immédiatement.

État des lieux numérique : ce que la loi autorise en 2025

La dématérialisation de l’état des lieux est pleinement légale depuis la loi ALUR. De nombreuses applications permettent aujourd’hui de réaliser un état des lieux numérique avec :

Intégration des photos directement dans le document
Signature électronique des parties (valeur juridique identique à la signature manuscrite)
Horodatage automatique
Envoi immédiat par email aux deux parties

Ces outils sont particulièrement utiles pour les gestionnaires de plusieurs biens, mais aussi pour les particuliers qui souhaitent disposer d’un document irréprochable. Assurez-vous que l’application choisie est conforme au règlement eIDAS pour la signature électronique et qu’elle conserve les données de manière sécurisée.

FAQ

L’état des lieux est-il obligatoire pour toutes les locations ?

L’état des lieux est obligatoire pour toutes les locations à usage de résidence principale, qu’il s’agisse de logements vides ou meublés, relevant de la loi du 6 juillet 1989. Il est également fortement recommandé pour les locations saisonnières et les baux commerciaux, même s’il n’est pas légalement imposé dans les mêmes termes. Pour les locations saisonnières de type Airbnb, l’état des lieux protège le propriétaire en cas de dégradation. En l’absence d’état des lieux pour une location soumise à la loi de 1989, le logement est légalement présumé avoir été remis en bon état, ce qui prive le bailleur de tout recours pour dégradations.

Que se passe-t-il si le locataire refuse de participer à l’état des lieux de sortie ?

Si le locataire refuse de se présenter à l’état des lieux de sortie ou refuse de signer, le bailleur peut faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier) pour établir un état des lieux contradictoire. Le commissaire de justice convoque le locataire par acte d’huissier. Si le locataire ne se présente toujours pas, l’état des lieux est établi unilatéralement par le commissaire de justice et a pleine valeur juridique. Dans ce cas, les frais sont partagés entre les deux parties selon le barème légal. Le locataire absent ne peut pas contester les constatations faites en son absence s’il a été régulièrement convoqué.

Peut-on faire un état des lieux sans agent immobilier ?

Oui, absolument. L’état des lieux peut être réalisé directement entre le bailleur et le locataire, sans intermédiaire professionnel. Il suffit de respecter le formalisme imposé par le décret du 30 mars 2016 et d’utiliser un modèle conforme. L’intervention d’un agent immobilier ou d’un administrateur de biens est une option, pas une obligation. En revanche, si l’une des parties refuse de participer ou si un désaccord survient, le recours à un commissaire de justice devient nécessaire. Notez que si un agent immobilier est mandaté pour réaliser l’état des lieux, ses honoraires sont encadrés par la loi ALUR : ils ne peuvent pas dépasser 3 € TTC par m² de surface habitable.

Combien de temps le propriétaire peut-il retenir le dépôt de garantie après l’état des lieux de sortie ?

Le propriétaire dispose de 1 mois pour restituer le dépôt de garantie si l’état des lieux de sortie est identique à l’état des lieux d’entrée, et de 2 mois si des différences sont constatées. Ce délai court à compter de la remise des clés par le locataire. Passé ce délai, une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges est due pour chaque mois de retard commencé. Si le propriétaire souhaite effectuer des retenues, il doit fournir des justificatifs (devis ou factures) correspondant aux dégradations constatées. Des retenues sans justificatifs peuvent être contestées avec succès devant la commission de conciliation ou le tribunal.

Comment contester une retenue abusive sur le dépôt de garantie ?

La procédure de contestation se déroule en plusieurs étapes. Commencez par envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au bailleur, en contestant point par point les retenues et en joignant vos propres justificatifs (photos, grille de vétusté, devis contradictoires). Si le bailleur ne répond pas favorablement dans un délai raisonnable (15 jours), saisissez la commission départementale de conciliation de votre département : la procédure est gratuite et le délai de traitement est généralement de 2 à 3 mois. Si la conciliation échoue, vous pouvez saisir le **tribunal judici