Modèle quittance de loyer mensuelle pour propriétaire

La quittance de loyer mensuelle est un document que tout propriétaire bailleur doit remettre à son locataire sur simple demande. Elle atteste du paiement du loyer et des charges pour le mois concerné. Sans les mentions obligatoires, elle peut être contestée — et vous exposer à des litiges inutiles.

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer et à quoi sert-elle ?

La quittance de loyer est un reçu écrit remis par le bailleur au locataire. Elle confirme que le loyer du mois a bien été payé, en totalité.

Ce document joue un rôle concret dans la vie du locataire : il peut en avoir besoin pour justifier son domicile, ouvrir un compte bancaire, ou constituer un dossier de location pour un futur logement.

Côté bailleur, la quittance sécurise également la relation locative. Elle trace l’historique des paiements et prévient les contestations ultérieures.

Quand le bailleur est-il obligé de fournir une quittance ?

La loi est claire : selon l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur doit remettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande.

Il n’existe pas d’obligation de la fournir spontanément chaque mois. Mais dès que le locataire la réclame, le refus ou le retard du bailleur est illégal.

À noter : si le loyer n’est pas intégralement payé, le bailleur ne peut pas émettre une quittance. Il remet alors un reçu partiel mentionnant le montant effectivement perçu.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer valide doit contenir les informations suivantes :

Identification des parties :

• Nom et adresse du bailleur (ou du gestionnaire s’il y en a un)
• Nom du ou des locataires
• Adresse complète du logement loué

Détail financier :

• Mois concerné (ex. : loyer du mois de mars 2025)
• Montant du loyer hors charges
• Montant des provisions sur charges
• Total encaissé

Formalités :

• Date d’émission de la quittance
• Signature du bailleur (manuscrite ou électronique)
• Mention expresse que le paiement a bien été reçu

L’absence de l’une de ces informations peut rendre le document contestable, même si aucune sanction directe n’est prévue par la loi.

Comment rédiger une quittance de loyer mensuelle conforme ?

Rédiger une quittance ne demande pas de formation juridique. Voici la structure à suivre, étape par étape :

Étape 1 — En-tête : Indiquez “QUITTANCE DE LOYER” en titre, suivi du mois et de l’année visés.

Étape 2 — Identité du bailleur : Prénom, nom, adresse complète. Si vous êtes en SCI, précisez le nom de la société et le nom du gérant signataire.

Étape 3 — Identité du locataire : Prénom et nom. Si le bail est co-signé, mentionnez les deux noms.

Étape 4 — Désignation du bien : Adresse précise (numéro, rue, étage, code postal, ville).

Étape 5 — Détail du règlement : Décomposez le montant total en deux lignes : loyer nu + charges. Indiquez le total.

Étape 6 — Attestation de paiement : Rédigez une phrase du type : “Je soussigné(e) [Nom], bailleur, certifie avoir reçu la somme de [Montant] euros de M./Mme [Nom du locataire], au titre du loyer et des charges du logement susmentionné pour le mois de [Mois/Année].”

Étape 7 — Date et signature : Indiquez la date d’émission et apposez votre signature.

Quel est le format légal d’une quittance de loyer en 2025 ?

Il n’existe pas de formulaire officiel imposé par la loi française. Le bailleur est libre du format, papier ou numérique.

Ce qui compte, c’est la présence des mentions obligatoires vues ci-dessus.

Cependant, depuis la généralisation des échanges numériques, de nombreux bailleurs envoient leurs quittances par email en PDF. C’est tout à fait valable, à condition que :

• Le document soit signé (signature manuscrite scannée ou signature électronique)
• Le locataire ait accepté ce mode d’envoi (implicite ou explicite)

Exemple chiffré n°1 — Location nue à Paris (2025)

Loyer hors charges : 950 € / mois Provisions sur charges : 80 € Total encaissé : 1 030 €

La quittance mentionnera : “Quittance de loyer du mois d’avril 2025 — Somme totale reçue : 1 030,00 euros (loyer : 950,00 € + charges : 80,00 €).”

Exemple chiffré n°2 — Location meublée à Lyon (2025)

Loyer meublé tout compris (charges forfaitaires) : 720 € Charges : incluses dans le loyer

Dans ce cas, la quittance peut indiquer : “Loyer et charges forfaitaires du mois de juin 2025 : 720,00 euros”. Aucune décomposition charges/loyer n’est obligatoire si les charges sont forfaitaires dans le bail.

Exemple chiffré n°3 — SCI propriétaire, gestionnaire mandataire (2026)

SCI “Les Tilleuls” — gérant : M. Dupont Locataire : Mme Martin Loyer : 1 200 € — Charges : 150 € Total : 1 350 €

La quittance est signée par M. Dupont au nom de la SCI, avec mention de sa qualité de gérant. L’absence de ce détail peut prêter à confusion en cas de litige.

Tableau comparatif — Quittance, reçu partiel et appel de loyer

Peut-on envoyer une quittance par email ?

Oui, et c’est même la pratique qui se développe le plus rapidement. L’envoi par email est légalement valide si le locataire en accepte le principe.

Aucun texte n’interdit ce format. En pratique, il suffit d’envoyer un PDF signé à l’adresse email du locataire, en conservant l’accusé de réception.

Si vous gérez plusieurs biens, des outils comme Notion, Google Docs ou des logiciels de gestion locative permettent d’automatiser la génération mensuelle de quittances en quelques clics.

Quelles erreurs éviter lors de la rédaction ?

Voici les erreurs les plus fréquentes relevées par les professionnels de l’immobilier :

• Oublier la décomposition loyer/charges : si le bail prévoit des charges séparées, elles doivent apparaître distinctement
• Ne pas indiquer le mois concerné : une quittance sans référence temporelle précise est inutilisable
• Signer sans dater : la date valide le document dans le temps
• Émettre une quittance pour un paiement partiel : c’est juridiquement faux et peut se retourner contre vous
• Oublier l’adresse du logement : notamment en cas de multi-propriété

Comment conserver et archiver ses quittances de loyer ?

Le bailleur n’a pas d’obligation légale de conserver une copie de chaque quittance. Mais c’est fortement recommandé pour plusieurs raisons :

• Justifier les revenus fonciers lors d’un contrôle fiscal
• Répondre à toute contestation du locataire
• Prouver la régularité des encaissements en cas de procédure d’expulsion

Durée de conservation recommandée : au moins 3 ans après la fin du bail (prescription de droit commun pour les créances locatives). Dans les faits, mieux vaut garder les documents 5 ans.

Un classeur papier ou un dossier numérique par bien, organisé par année et par mois, reste la méthode la plus simple.

Pour aller plus loin sur la gestion locative, la lettre de mise en demeure de payer peut compléter votre boîte à outils en cas d’impayé.

La quittance est-elle utile pour la déclaration fiscale ?

Directement, non. Le bailleur déclare ses revenus fonciers sur la base de ses relevés bancaires et de son bail.

Mais indirectement, les quittances constituent une pièce justificative solide en cas de vérification fiscale. Elles permettent de prouver que les loyers encaissés correspondent bien aux montants déclarés.

Pour les locataires, la quittance peut aussi être utile pour justifier de leur résidence principale auprès d’organismes sociaux, de la CAF ou d’un établissement bancaire.

Modèle de quittance de loyer mensuelle — Exemple complet

Voici un modèle prêt à l’emploi, conforme aux exigences légales françaises :

QUITTANCE DE LOYER — MOIS DE [MOIS] [ANNÉE]

Je soussigné(e) [Prénom Nom du bailleur], demeurant au [Adresse du bailleur], bailleur du logement désigné ci-après,

certifie avoir reçu de M./Mme [Prénom Nom du locataire],

la somme de [Montant total en chiffres] euros ([Montant total en lettres] euros),

au titre du loyer et des charges du logement situé [Adresse complète du logement],

pour la période du [1er jour du mois] au [dernier jour du mois],

décomposée comme suit :

• Loyer hors charges : [Montant] €
• Provisions sur charges : [Montant] €
• Total : [Montant] €

Et lui en donne bonne et valable quittance, sous réserve de tous mes droits.

Fait à [Ville], le [Date]

Signature du bailleur : ___________________

Si vous gérez également un local commercial, nos guides sur le bail commercial : modèle, durée et clauses essentielles et le modèle bail commercial pour artisan et local professionnel peuvent vous être utiles.

Questions fréquentes

Le bailleur peut-il refuser d’émettre une quittance ?

Non. Dès lors que le loyer est payé en totalité, le bailleur est légalement tenu de remettre une quittance si le locataire en fait la demande. Un refus constitue une violation de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation ou le juge des contentieux de la protection.

Une quittance de loyer a-t-elle une valeur légale si elle n’est pas signée ?

Une quittance non signée est contestable. Elle perd une grande partie de sa valeur probatoire. La signature — même électronique — est indispensable pour que le document constitue une preuve opposable en justice.

Faut-il décomposer le loyer et les charges sur la quittance ?

Oui, si le bail distingue le loyer nu des charges récupérables. Dans ce cas, la loi impose de les faire apparaître séparément. En revanche, si les charges sont forfaitaires (souvent en meublé), une ligne unique suffit.

Peut-on émettre une quittance annuelle récapitulative à la place des quittances mensuelles ?

Non, pas en remplacement. Les quittances sont émises mois par mois, à la demande du locataire. Rien n’empêche d’établir en plus un récapitulatif annuel, utile pour le locataire lors de sa déclaration de revenus ou d’une demande de logement social — mais cela ne remplace pas les quittances mensuelles individuelles.

Que se passe-t-il si le locataire perd sa quittance ?

Le locataire peut demander un duplicata au bailleur. Aucune disposition légale ne s’y oppose, et le bailleur ne peut pas facturer ce service. C’est une raison supplémentaire de conserver les quittances sous format numérique, facilement rééditable.