Convocation à un entretien préalable au licenciement : modèle et procédure légale

Pourquoi la convocation à l’entretien préalable est une étape cruciale

Avant tout licenciement, qu’il soit économique, disciplinaire ou pour motif personnel, l’employeur a l’obligation légale de convoquer le salarié à un entretien préalable. Cette étape n’est pas une simple formalité administrative : elle constitue une garantie fondamentale du droit de la défense du salarié et conditionne la validité juridique de toute la procédure de licenciement.

Une convocation mal rédigée, envoyée trop tard ou ne mentionnant pas les informations obligatoires peut suffire à rendre le licenciement sans cause réelle et sérieuse, exposant l’employeur à des dommages et intérêts substantiels devant le Conseil de prud’hommes.

En 2025, les règles encadrant cette procédure sont toujours issues du Code du travail (articles L.1232-2 à L.1232-4 pour le licenciement personnel, et L.1233-11 pour le licenciement économique), mais leur application stricte reste au cœur de nombreux contentieux. Voici tout ce que vous devez savoir pour rédiger une convocation conforme et sécuriser votre procédure.

Les fondements légaux de l’entretien préalable

Quand l’entretien préalable est-il obligatoire ?

L’entretien préalable est obligatoire dans la quasi-totalité des situations de licenciement :

Licenciement pour motif personnel (faute simple, faute grave, faute lourde, insuffisance professionnelle, inaptitude…)
Licenciement économique individuel
Licenciement économique collectif concernant moins de 10 salariés sur 30 jours

En revanche, pour les licenciements économiques collectifs de 10 salariés et plus dans une même période de 30 jours, la procédure est différente et passe par une consultation du CSE (Comité Social et Économique).

Les textes applicables en 2025

Les articles fondamentaux sont :

Article L.1232-2 : obligation de convoquer le salarié avant tout licenciement
Article L.1232-3 : contenu de l’entretien préalable
Article L.1232-4 : droit du salarié à se faire assister
Article R.1232-1 : délai minimal entre la convocation et l’entretien

Ces textes n’ont pas été modifiés en profondeur récemment, mais leur interprétation jurisprudentielle continue d’évoluer, notamment sur les questions de délais et de forme de la convocation.

Les mentions obligatoires de la convocation

Ce que doit impérativement contenir la lettre

La convocation à l’entretien préalable doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine de rendre la procédure irrégulière. Voici la liste complète :

1. L’objet de la convocation La lettre doit indiquer clairement qu’il s’agit d’un entretien préalable à un éventuel licenciement. L’employeur n’est pas tenu de préciser les motifs envisagés à ce stade, mais doit mentionner la nature de la démarche.

2. La date, l’heure et le lieu de l’entretien Ces informations doivent être précises et permettre au salarié de se préparer dans des conditions raisonnables.

3. La possibilité pour le salarié de se faire assister C’est une mention absolument obligatoire. Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise, ou, en l’absence de représentants du personnel, par un conseiller du salarié inscrit sur une liste préfectorale.

4. Les coordonnées pour trouver un conseiller du salarié Si l’entreprise n’a pas de représentants du personnel, la convocation doit mentionner que le salarié peut contacter la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) ou consulter la liste des conseillers du salarié disponible en mairie ou à l’inspection du travail.

Ce que la convocation ne doit pas contenir

La convocation ne doit pas mentionner les motifs du licenciement envisagé. Les motifs seront exposés lors de l’entretien lui-même, puis formalisés dans la lettre de licenciement. Anticiper les motifs dans la convocation pourrait être interprété comme une décision déjà prise, ce qui viderait l’entretien de son sens.

Les délais à respecter impérativement

Le délai entre la convocation et l’entretien

C’est l’un des points les plus critiques de la procédure. L’article R.1232-1 du Code du travail impose un délai minimal de 5 jours ouvrables entre la date de présentation de la lettre de convocation et la date de l’entretien.

Point important : il s’agit de jours ouvrables, et non de jours calendaires. Le dimanche et les jours fériés ne comptent pas.

Exemple concret n°1 : Une lettre recommandée avec accusé de réception est présentée au salarié le lundi 3 mars 2025. Le délai de 5 jours ouvrables court à partir du lendemain, soit le mardi 4 mars. L’entretien ne peut donc pas avoir lieu avant le lundi 10 mars 2025 (en comptant : mardi 4, mercredi 5, jeudi 6, vendredi 7, lundi 10 — le samedi n’étant pas un jour ouvrable dans la plupart des entreprises).

Exemple concret n°2 : Si la lettre est présentée un vendredi, le délai commence le samedi, mais comme le samedi n’est généralement pas ouvrable, le délai commence en pratique le lundi suivant. Il faut donc attendre jusqu’au lundi de la semaine d’après pour tenir l’entretien.

Le délai entre l’entretien et la notification du licenciement

Après l’entretien, l’employeur ne peut pas notifier le licenciement immédiatement. Des délais minimaux s’appliquent selon le type de licenciement :

Licenciement pour motif personnel (hors faute grave ou lourde) : délai minimum de 2 jours ouvrables après l’entretien
Licenciement pour faute grave ou lourde : pas de délai minimum légal après l’entretien, mais un délai raisonnable est recommandé
Licenciement économique : délai de 7 jours ouvrables pour un non-cadre, 15 jours ouvrables pour un cadre

Les modes d’envoi de la convocation

La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)

C’est le mode d’envoi le plus courant et le plus sécurisé. Il permet de dater précisément la présentation de la lettre au salarié, ce qui est déterminant pour le calcul du délai de 5 jours ouvrables.

Attention : si le salarié ne retire pas sa lettre recommandée, la date qui compte est celle de la première présentation par La Poste, et non la date de retrait ou de refus.

La remise en main propre contre décharge

L’employeur peut également remettre la convocation en main propre au salarié, à condition d’obtenir une signature de réception sur un double de la lettre. Cette méthode est rapide mais peut créer des tensions.

La lettre recommandée électronique

Depuis la dématérialisation progressive des échanges, la lettre recommandée électronique (LRE) est juridiquement reconnue et peut être utilisée à condition que le salarié y ait consenti préalablement. En 2025, ce mode de convocation reste encore minoritaire dans les PME mais se développe dans les grandes entreprises.

Modèle de convocation à l’entretien préalable au licenciement

Voici un modèle de lettre de convocation conforme aux exigences légales en vigueur en 2025. Ce modèle est à adapter selon votre situation.

[Nom et adresse de l’employeur ou de la société] [Nom et prénom du salarié] [Adresse du salarié]

[Lieu], le [date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Convocation à un entretien préalable à un éventuel licenciement

Madame / Monsieur [Nom du salarié],

Nous vous informons que nous envisageons de prendre une décision pouvant aller jusqu’à votre licenciement.

À cet effet, nous vous convions à un entretien préalable qui se tiendra le [date] à [heure], dans les locaux de l’entreprise situés au [adresse], bureau de [nom du responsable].

Lors de cet entretien, vous aurez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise.

Si votre entreprise ne dispose pas de représentants du personnel, vous pouvez vous faire assister par un conseiller du salarié de votre choix, inscrit sur une liste dressée par l’autorité administrative. Cette liste est consultable auprès de la mairie de votre domicile, de l’inspection du travail ou de la DREETS dont dépend l’entreprise.

Nous vous prions d’agréer, Madame / Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Signature de l’employeur ou du représentant légal] [Nom, qualité]

Ce modèle peut être adapté pour différents types de licenciements. Il est important de ne pas mentionner les motifs dans cette lettre, mais uniquement l’objet général de la démarche.

Pour aller plus loin sur la rédaction de documents liés à la relation de travail, consultez notre guide sur la Lettre d’avertissement salarié : comment la rédiger légalement avec modèle type.

Les erreurs fréquentes à éviter absolument

Erreur n°1 : Ne pas respecter le délai de 5 jours ouvrables

C’est la cause la plus fréquente d’irrégularité de procédure. Un délai insuffisant entre la convocation et l’entretien rend le licenciement irrégulier sur la forme, même si le motif de fond est parfaitement justifié. En cas de contentieux, le juge peut accorder des dommages et intérêts supplémentaires au salarié.

Exemple concret n°3 : Une PME du secteur du bâtiment convoque un salarié le jeudi pour un entretien le mardi suivant, estimant que le délai est suffisant. Mais en comptant les jours ouvrables (vendredi, lundi, mardi = 3 jours ouvrables seulement), le délai légal de 5 jours n’est pas respecté. Le Conseil de prud’hommes saisi condamne l’employeur à verser un mois de salaire supplémentaire à titre de dommages et intérêts pour vice de procédure, en plus des indemnités légales.

Erreur n°2 : Oublier de mentionner le droit à l’assistance

Cette omission est sanctionnée par les tribunaux. Le salarié doit être informé de son droit à se faire assister, et la lettre doit préciser les modalités (personne du personnel ou conseiller du salarié externe).

Erreur n°3 : Envoyer la convocation à une adresse erronée

Si le salarié a changé d’adresse et que l’employeur ne dispose pas de la nouvelle, la convocation doit être envoyée à la dernière adresse connue. Il est recommandé de vérifier régulièrement les coordonnées des salariés et de prévoir une clause de mise à jour dans le contrat de travail.

Erreur n°4 : Confondre la convocation et la notification du licenciement

La convocation n’est pas la lettre de licenciement. Elle ne doit pas comporter de décision, ni de motifs détaillés. C’est uniquement une invitation à un entretien. La lettre de licenciement est un document distinct, envoyé après l’entretien.

Pour comprendre la différence avec d’autres procédures de rupture du contrat de travail, vous pouvez également consulter notre article sur la Lettre de rupture conventionnelle : modèle et étapes à suivre.

Cas particuliers à connaître

Le salarié protégé

Pour les salariés bénéficiant d’une protection spéciale (délégués du personnel, membres du CSE, délégués syndicaux, etc.), la procédure est renforcée. En plus de l’entretien préalable, l’employeur doit obtenir l’autorisation de l’inspection du travail avant de procéder au licenciement. La convocation doit être effectuée selon les mêmes modalités, mais la procédure globale est beaucoup plus longue et complexe.

Le salarié en arrêt maladie

Un salarié en arrêt maladie peut être convoqué à un entretien préalable, sauf si son contrat de travail ou la convention collective prévoit une protection particulière. L’entretien peut se tenir pendant l’arrêt maladie, à condition que le salarié soit en mesure de se déplacer. Si ce n’est pas le cas, il est conseillé de reporter l’entretien ou de proposer une alternative.

Le salarié en période d’essai

Pendant la période d’essai, l’employeur peut mettre fin au contrat sans avoir à respecter la procédure de licenciement (pas d’entretien préalable obligatoire). Toutefois, si la rupture est motivée par une faute disciplinaire, certaines entreprises préfèrent maintenir la procédure par précaution.

Le licenciement pour inaptitude

En cas d’inaptitude constatée par le médecin du travail, l’employeur doit organiser un entretien préalable avant de licencier le salarié pour inaptitude, après avoir tenté un reclassement ou constaté l’impossibilité de reclasser. Les mêmes règles de délai et de forme s’appliquent.

Ce qui se passe lors de l’entretien

Le déroulement de l’entretien

L’entretien préalable n’est pas un tribunal. Son objectif est double :

Permettre à l’employeur d’exposer les motifs qui l’amènent à envisager le licenciement
Permettre au salarié de s’expliquer, de donner sa version des faits et de présenter des éléments de défense

L’entretien doit être conduit par l’employeur ou son représentant habilité. Le salarié peut être accompagné de son assistant. Aucun procès-verbal n’est obligatoire, mais il est fortement conseillé à l’employeur de rédiger un compte rendu interne de l’entretien.

Après l’entretien : la décision de l’employeur

À l’issue de l’entretien, l’employeur dispose d’un délai de réflexion avant de prendre sa décision. Il peut :

Décider de ne pas licencier le salarié
Prononcer une sanction disciplinaire moindre (avertissement, mise à pied)
Confirmer sa décision de licencier et envoyer la lettre de licenciement dans les délais légaux

La lettre de licenciement doit être motivée et énoncer clairement les raisons du licenciement. Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception.

FAQ

La convocation à l’entretien préalable doit-elle obligatoirement être envoyée en recommandé ?

Non, la loi ne l’impose pas formellement. L’article L.1232-2 du Code du travail prévoit que la convocation peut être soit envoyée par lettre recommandée, soit remise en main propre contre décharge. En pratique, la lettre recommandée avec accusé de réception est fortement recommandée car elle permet de prouver la date de présentation au salarié, ce qui est déterminant pour le calcul du délai de 5 jours ouvrables. La remise en main propre est possible mais peut créer des difficultés si le salarié conteste avoir reçu le document.

Que se passe-t-il si le salarié refuse de signer la décharge ou ne se présente pas à l’entretien ?

Si le salarié refuse de signer la décharge lors d’une remise en main propre, l’employeur doit faire constater ce refus par un témoin (un autre salarié ou un huissier) et envoyer ensuite la convocation par lettre recommandée. Si le salarié ne se présente pas à l’entretien préalable, l’employeur peut tout de même poursuivre la procédure et envoyer la lettre de licenciement. L’absence du salarié à l’entretien ne bloque pas la procédure, à condition que toutes les formalités de convocation aient été respectées.

L’employeur peut-il reporter l’entretien préalable une fois la convocation envoyée ?

Oui, l’employeur peut reporter l’entretien, notamment si le salarié en fait la demande pour des raisons légitimes (maladie, absence de l’assistant souhaité, etc.). Dans ce cas, il est conseillé d’envoyer une nouvelle convocation par écrit mentionnant la nouvelle date, en veillant à respecter à nouveau le délai de 5 jours ouvrables. Le report ne remet pas en cause la validité de la procédure si les nouvelles formalités sont respectées.

Peut-on licencier un salarié sans entretien préalable si la faute est évidente ?

Non, même en cas de faute grave ou lourde particulièrement évidente, l’entretien préalable reste obligatoire. C’est une garantie d’ordre public à laquelle l’employeur ne peut pas déroger. Omettre l’entretien préalable rend systématiquement le licenciement irrégulier sur la forme, ce qui expose l’employeur à une condamnation pour vice de procédure, indépendamment du bien-fondé des motifs. Le seul cas où l’entretien préalable n’est pas requis concerne la rupture de la période d’essai ou certaines procédures collectives spécifiques.

Quelle est la différence entre l’entretien préalable et la mise à pied à titre conservatoire ?

La mise à pied conservatoire est une mesure provisoire par laquelle l’employeur écarte immédiatement le salarié de l’entreprise, en attendant que la procédure disciplinaire soit menée à son terme. Elle peut être prononcée avant même l’entretien préalable, lorsque la présence du salarié dans l’entreprise est incompatible avec la poursuite de l’activité (en cas de faute grave par exemple). La mise à pied conservatoire doit être notifiée simultanément à la convocation à l’entretien préalable. Elle est non rémunérée si elle est suivie d’un licenciement pour faute grave, mais doit être payée si le licenciement n’est finalement pas prononcé ou si la faute n’est pas qualifiée de grave.

Récapitulatif des points clés à retenir

Pour sécuriser votre procédure de licenciement dès la première étape, voici les éléments essentiels à mémoriser :

La convocation est obligatoire avant tout licenciement, quelle que soit la faute reprochée
Elle doit mentionner l’objet, la date, l’heure, le lieu et le droit à l’assistance
Le délai minimal entre la présentation de la convocation et l’entretien est de 5 jours ouvrables
L’envoi se fait de préférence par LRAR pour garantir la preuve de réception
La convocation ne doit pas mentionner les motifs du licenciement
Des délais supplémentaires s’appliquent entre l’entretien et la notification du licenciement
Les cas particuliers (salarié protégé, inaptitude, arrêt maladie) requièrent des précautions supplémentaires

Pour aller plus loin dans la compréhension de vos droits et obligations en matière de droit du travail, vous pouvez également consulter notre guide complet sur comment rédiger un contrat de travail CDI ou notre article sur la Lettre de mise en demeure : quand l’utiliser, comment la rédiger et modèle gratuit.

La procédure de licenciement est semée de pièges juridiques qui peuvent coûter très cher aux employeurs. Un accompagnement par un juriste spécialisé en droit du travail est vivement conseillé, surtout pour les situations complexes ou les salariés protégés.